Канцелярські витратні матеріали – одна з тих статей офісних витрат, якою рідко займаються системно. Зазвичай все відбувається за принципом “закінчилось – замовили”: хтось помітив, що зошити скінчились, написав у чат, офіс-менеджер оформив замовлення і через кілька днів все з’явилось. На перший погляд нічого страшного. Але така схема коштує дорожче і відволікає ресурс більше, ніж здається.
Квартальне планування закупівлі канцтоварів – практика, яка давно стала стандартом у компаніях з більш ніж десятьма співробітниками. Асортимент загальних зошитів і блокнотів представлений на https://kancmaster.com.ua/cat-paperova-produkciya/cat-zoshiti/cat-zagalni-zoshiti-ta-bloknoti/ у широкому діапазоні форматів, обкладинок і розлінівок – і заздалегідь розуміючи, скільки і якого товару потрібно, можна замовляти оптом зі знижками і без постійних мікрозакупівель.
Що входить до типового офісного асортименту
Загальні зошити та блокноти – не однорідна категорія. Під цим терміном ховається кілька різних форматів, які виконують різні функції в офісному середовищі.
Основні позиції, які замовляють офіси:
- загальні зошити А4 в клітинку або лінійку на 96 і 120 аркушів – для ведення робочих журналів, фіксації нарад, звітів і протоколів. Це базова позиція, яку використовують у більшості відділів;
- блокноти А5 на спіралі – для особистих нотаток, планування і швидких записів під час переговорів. Формат А5 зручний тим, що поміщається в сумку і на невеликий стіл;
- блокноти А4 з відривними аркушами – для підготовки матеріалів до нарад і мозкових штурмів. Відривні аркуші дозволяють легко передавати нотатки колегам або прикріплювати їх до документів;
- кишенькові блокноти А6 – для керівників і менеджерів, які часто зустрічаються поза офісом.
Кожна з цих позицій споживається з різною інтенсивністю і потребує окремого розрахунку.
Як розрахувати потребу на квартал
Точний розрахунок вимагає двох вихідних даних: кількості співробітників і середньої швидкості споживання кожного виду продукту. Якщо офіс новий і статистики немає – можна скористатися середніми орієнтирами.
Практичні норми споживання на одного співробітника за квартал:
- загальний зошит А4 на 96 аркушів – 1-2 штуки. Адміністративні і фінансові відділи, де ведуться журнали, можуть використовувати більше;
- блокнот А5 – 1 штука. Продажі і маркетинг споживають швидше – до 2 штук на квартал;
- відривний блокнот А4 – 0,5-1 штуки на людину, але для відділів із частими нарадами норма вища.
Приклад розрахунку для офісу з 20 співробітниками: зошити А4 – 30-40 штук, блокноти А5 – 25-30 штук, відривні блокноти А4 – 15-20 штук. Це мінімальний квартальний запас без урахування корпоративних заходів і навчань.
Чому оптове замовлення вигідніше роздрібного
Різниця між ціною при оптовій закупівлі і роздрібній може становити 20-40% на одиницю товару. Для офісу, який витрачає на канцтовари кілька тисяч гривень щокварталу, це відчутна економія.
Крім ціни, оптове замовлення дає ще кілька переваг. По-перше, стабільний залишок на складі – не буває ситуацій, коли в розпал кварталу закінчились зошити і співробітники змушені використовувати випадковий папір. По-друге, уніфікований асортимент – всі співробітники отримують однакові матеріали, що зручно для корпоративного іміджу і спрощує облік. По-третє, менше часу на процес замовлення – один раз на квартал замість хаотичних дрібних закупівель.
Що ще врахувати при плануванні
Квартальне замовлення варто формувати не лише з поточних потреб, а й з урахуванням запланованих заходів. Корпоративні навчання, виїзні наради, онбординг нових співробітників – все це потребує додаткових матеріалів. Якщо в наступному кварталі планується прийом п’яти нових людей або велика конференція, це потрібно закласти в замовлення заздалегідь.
Також варто враховувати сезонність: у вересні попит на зошити традиційно зростає, і оптові поставки краще формувати заздалегідь – у серпні – щоб уникнути дефіциту в пік сезону.
Системний підхід до закупівлі загальних зошитів і блокнотів оптом – це не бюрократія заради бюрократії. Це інструмент, який звільняє офіс-менеджера від мікрозавдань і дозволяє витрачати операційний бюджет передбачувано.
